RÉGLEMENT INTÉRIEUR

Adopté en ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Le Samedi 26 Septembre 2009.

 

 

1 *  OBJET DU RÉGLEMENT INTÉRIEUR.

 

L'objet du présent règlement intérieur, prévu aux statuts, est de préciser le rôle des instances dirigeantes de la S.H.A.G.E. (conseil d’administration, bureau), le fonctionnement des assemblées générales et les règles de tenue de la comptabilité de l’association. Il pourra être complété, modifié ou révisé sur proposition du bureau ou du conseil d’administration.

 

Les points suivants sont précisés :

 

-      Dispositions générales concernant les activités,

-      Rôle des instances dirigeantes de la S.H.A.G.E.,

-      Fonctionnement des assemblées générales,

-      Financement et règles de tenue de la comptabilité,

-      Assurances.

 

Un exemplaire du règlement intérieur à jour de ses modifications est à la disposition de chaque membre de l’association.

 

Les modifications du règlement intérieur, préparées par le bureau, sont soumises à l’approbation de l’assemblée générale, après accord du conseil d’administration. Elles entrent en vigueur dès l’approbation par l’assemblée générale

 

2 *  DISPOSITIONS GÉNÉRALES  CONCERNANT LES ACTIVITÉS.

 

Les diverses activités proposées par la SHAGE sont présentées dans le livret d’accueil remis à chaque nouvel adhérent. Elles comprennent principalement :

 

-          La généalogie, avec la mise à disposition d’une bibliothèque (consultation sur place), de moyens informatiques et de lecteurs de microfilms, de revues en provenance d’autres associations obtenues par échanges ou adhésions (emprunt possible des anciens numéros), l’aide de bénévoles pour vous aider à démarrer ou enrichir vos recherches et des conférences et forums d’échanges ;

 

-          Les sorties avec visites guidées de monuments et musées, de sites culturels ou industriels, d’expositions temporaires, ou avec spectacles, nécessitant une inscription préalable ;

 

-          Les conférences présentées par des adhérents sur des sujets historiques, culturels ou artistiques variés dans nos locaux et d’accès gratuit ;

 

-          Les vidéos débats présentées dans nos locaux et d’accès gratuit ;

 

-          Les ateliers de préparation d’expositions sur des thèmes divers ;

 

-          Les danses traditionnelles de France dans les locaux du Conservatoire de Musique à la Coupole ;

 

-          La bibliothèque de livres et de revues dans les domaines historique et artistique (emprunt possible).

 

Les sorties, conférences et vidéos font l’objet d’un programme mensuel adressé à tous les adhérents au cours du mois précédent.

 

L’inscription aux sorties nécessite le paiement des frais associés (transport, entrée, guide, …) selon le tarif indiqué dans le programme mensuel. Le nombre de participants à chaque sortie est conditionné par les limites imposées par les guides ou par l’exiguïté des locaux visités. Des listes d’attente sont établies pour pallier les désistements de personnes inscrites (les personnes inscrites sur liste d’attente sont généralement prévenues très tardivement des places rendues vacantes).

Pour toute modification concernant une visite (inscription sur liste d'attente, annulation de la visite...) émanant de la SHAGE, les personnes concernées sont informées individuellement par téléphone.

En revanche, toute personne ayant un empêchement personnel est priée de bien vouloir prévenir la SHAGE le plus tôt possible, par téléphone (n° 01.64.13.08.62) pendant les heures d'ouvertures de la permanence dans les locaux (du lundi au vendredi, de 14h00 à 18h00). Sachant que tous les engagements pris par la SHAGE (visite, guide, car...) sont payés d'avance et dus, si le désistement est trop tardif ou ne permet pas de trouver un remplaçant, le prix de la participation à la sortie ne sera pas remboursé.

Toutefois, en cas d’indisponibilité de dernière minute (le jour de la sortie) et par courtoisie, toute personne ayant un empêchement personnel est priée de bien vouloir prévenir l’accompagnateur par téléphone (n° 06 60 27 20 15).

 

                                                                                                                  

3 *  RÔLE DES INSTANCES DIRIGEANTES.

 

3-1- Le conseil d’administration

 

L’association est administrée par un conseil d’administration d’au moins dix membres. Trois d'entre eux seront désignés par le conseil municipal de Combs-la-Ville, les autres seront élus par l'assemblée générale. Le nombre des membres peut varier en fonction du nombre et du type des activités proposées. Ce nombre est étudié et validé par le conseil d’administration sur proposition du président.

 

Le conseil d’administration a pour rôle de coordonner l’action des diverses activités de la SHAGE conformément aux statuts de l’association. Ce rôle consiste notamment à :

- Assurer la gestion administrative et financière de la S.H.A.G.E.,

- Préciser et coordonner les actions à entreprendre,

- Représenter la société dans les différentes manifestations et auprès des organismes officiels,

- Permettre d’éditer les études et travaux réalisés grâce, notamment, à la publication trimestrielle de la revue « Nouvelles Racines » et aux « Cahiers de la Brie Française »,

- Mettre les locaux à la disposition des diverses activités,

- Mettre à la disposition des adhérents une bibliothèque d'intérêt général,

- Promouvoir et coordonner les conférences périodiques publiques,

- Promouvoir et coordonner toutes manifestations extérieures sous le sigle "S.H.A.G.E." (exposition temporaire, forum des associations, ... ).

 

3-2- Le bureau

 

Le bureau est une émanation du conseil d’administration. Il comprend les membres du conseil d’administration ayant une fonction particulière et comprend notamment :

- Un président

     - Un ou plusieurs vice-présidents

     - Un secrétaire

     - Un ou plusieurs secrétaires adjoints

     - Un trésorier, et un trésorier adjoint.

 

Son rôle consiste principalement à :

-          assurer la gestion quotidienne des affaires courantes,

-          établir et diffuser les programmes mensuels des activités,

-          animer les activités programmées,

-          préparer les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales,

-          préparer et gérer les publications des revues « Nouvelles Racines » et  des « Cahiers de la Brie Française ».

 

 

3-3- Le Président

 

Le président, élu par le conseil d’administration parmi ses membres, est le représentant légal de l’association. Il anime l’association, en coordonne les activités, assure les relations publiques, internes et externes, dirige l’administration et présente le rapport moral.

 

 

3-4- Fonctionnement du conseil d’administration et du bureau :

 

Le conseil d'administration se réunit une fois au moins tous les six mois, sur convocation du président ou sur la demande du quart de ses membres. Les décisions prises, le sont à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Tout membre du conseil d’administration participe, sauf empêchement, aux réunions du conseil.

 

Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

 

Tout membre du bureau qui aura, sans motif, manqué plus de la moitié des réunions du bureau au cours d'une année civile sera considéré comme démissionnaire du conseil d'administration.

 

 

4 *  FONCTIONNEMENT DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

 

L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à jour de leur cotisation à la date de convocation de l’assemblée. Elle se réunit une fois par an, au cours du premier trimestre du nouvel exercice, l’exercice couvrant la période allant du 1er septembre de l’année n au 31 août de l’année n+1.

 

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

 

Le Président, assisté des membres du bureau, préside l’assemblée, expose la situation morale de l’association et la soumet à l’approbation de l’assemblée. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée. Après la présentation de ces rapports, le quitus au président est soumis à l’approbation de l’assemblée. Après épuisement de l’ordre du jour, il est procédé, si nécessaire, au remplacement des membres sortants ou au complètement du conseil. Ne seront traitées, lors de l’assemblée générale, que les questions soumises à l’ordre du jour.

 

Un procès-verbal de réunion est établi par le secrétaire et disponible à la lecture des adhérents dans les locaux de l’association.

 

Les adhérents souhaitant faire acte de candidature pour entrer au conseil d’administration, ou souhaitant évoquer une question particulière, doivent les exprimer par écrit au moins huit jours avant la réunion de l’assemblée générale.

 

Les adhérents ne pouvant être présents le jour de l’assemblée peuvent donner procuration à un autre membre, les membres présents ne pouvant cependant pas remplacer par procuration plus de deux membres actifs maximum.

 

Les décisions ne sont valablement prises en assemblée générale que si elles sont acceptées par la majorité des membres présents ou représentés.

 

L’assemblée générale extraordinaire, quand elle est réunie, est mise en œuvre suivant les mêmes modalités.

 

5 *  FINANCEMENT et RÈGLES DE TENUE DE LA COMPTABILITÉ.

 

La S.H.A.G.E. dispose de recettes provenant des cotisations, dons, subventions, du bénéfice de ses publications et de ses visites culturelles de groupes.

 

Le montant de la cotisation annuelle et ses modifications sont proposés par le bureau au conseil d’administration. Après accord du conseil d’administration, les modifications envisagées sont présentées à l’assemblée générale. Le nouveau montant de la cotisation annuelle entre en vigueur pour l’exercice suivant l’approbation par l’assemblée générale. La cotisation annuelle correspond à une adhésion pour l’exercice en cours (du 1er septembre d’une année au 31 août de l’année suivante). Elle est renouvelée au début de chaque nouvel exercice, soit au cours du mois de septembre.

 

Les fonds gérés par la S.H.A.G.E. le sont à la charge du bureau, sous responsabilité du conseil d’administration. L’association travaille en recettes et dépenses. Le trésorier tient une comptabilité régulière au jour le jour de toutes les opérations. Cette comptabilité de trésorerie comporte un enregistrement des opérations d’encaissement des recettes et de règlement des dépenses sur le compte en banque. Tous les mouvements effectués sont numérotés et enregistrés. La comptabilité financière est présentée par nature. Un état de rapprochement bancaire est effectué régulièrement.

 

Le trésorier présente les éléments financiers au conseil d’administration pour aider à la prise des décisions. Il rend compte à l’assemblée générale qui statue sur sa gestion.

 

Les comptes sont vérifiés annuellement par deux vérificateurs aux comptes, élus par l’assemblée générale et rééligibles. Les vérificateurs aux comptes présentent à l’assemblée générale un rapport écrit sur leurs opérations de vérification. Les vérificateurs ne peuvent pas faire partie du conseil d’administration.

 

 

6 *  ASSURANCES

 

La SHAGE occupe des locaux mis à sa disposition par la municipalité. L’association a souscrit une assurance pour ces locaux ainsi que pour les matériels qui y sont abrités, ainsi qu’une assurance de responsabilité civile pour les activités culturelles qui s’y déroulent.

 

Pour les sorties organisées par la SHAGE, le transport en autocar est couvert par l’assurance du transporteur. En revanche, en cas d’accidents lors des activités proposées, les participants sont couverts par leur assurance personnelle. Cette clause générale est d’ailleurs rappelée dans les programmes mensuels adressés aux membres de l’association.

 

7 *  Le présent règlement intérieur annule et remplace les règlements intérieurs antérieurs.